Indholdsfortegnelse:
Når du ikke får den service, du ønsker eller forventer fra et firma, skal du muligvis indsende en kundeserviceklager. Nogle gange er det din eneste måde at løse et problem på. Hvis du har talt med virksomhedens repræsentanter, kasserere, korrespondenter og tilsynsførende til ingen nytte, kan det medføre en hurtig klage, hvis du indgiver en formel klage. Når du er klar til at indgive en klage, skal du muligvis samle nogle oplysninger og følge de korrekte trin og procedurer. Forskellige virksomheder har forskellige procedurer for indgivelse af klager.
Trin
Ring til firmaet, du indgiver klagen mod og bede dem om proceduren for indgivelse af en kundeserviceklager. Nogle virksomheder giver dig mulighed for at indgive en klage online, og andre firmaer vil gerne have dig til at fremsætte din klage skriftligt. Følg deres anvisninger til brevet. Hvis din kundeserviceklager skal skrives, skal du få den rigtige adresse til den afdeling, hvor den skal gå. Find ud af om dit brev skal adresseres til nogen specifikt eller bare en afdeling.
Trin
Saml alle dine oplysninger. Du kan få brug for navnet på den person, du talte med, hvis han eller hun var årsagen til din klage. Få navnene på alle, du talte til, herunder vejledere. Skriv ned navnet på afdelingen samt telefonnummeret til afdelingen. Hvis du kender de datoer og tider, du talte med individer, skal du inkludere dem i dit dokument. Nogle gange kan du bruge flere dage til at tale med forskellige personer, der forsøger at få et serviceopkald løst. Skriv ned eventuelle andre detaljer, du kan tænke på vedrørende din kundeserviceklager.
Trin
Skriv dit brev. Når du skriver dit brev, skal du sørge for, at du ikke udelader nogen information. Skriv ned den rækkefølge, hvor ting skete og ordren, du talte til bestemte personer. Du skal også forklare detaljeret, hvad din klage handler om. Giv så meget detaljer som muligt. Inkluder de trin, du tog for at løse problemet. Forklar hvorfor virksomheden skal tage de nødvendige skridt for at rette op på din situation. Lad virksomheden vide, at du vil forvente at høre fra dem i den nærmeste fremtid.
Trin
Send dit brev. Medtag dit fotokopier af eventuelle dokumenter, der kan hjælpe din sag. Gem en kopi af dit brev til dine optegnelser. Virksomheden skal komme tilbage med dig i en rimelig tid. Tillad dem 10 til 15 dage at reagere. Du vil muligvis sende en kopi af dit brev til alle, du talte til, eller i det mindste tilsynsføreren i den relevante afdeling.
Trin
Følg op med det relevante agentur. Hvis du finder ud af, at du ikke kan løse problemet, skal du muligvis kontakte Federal Trade Commission (FTC), Better Business Bureau, et kreditrapporterings bureau eller endog Attorney General's kontor. De vil også have deres egne procedurer for registrering af klager.