Indholdsfortegnelse:
Måske ønsker din organisation at udvikle et teambyggeri eller et årligt velgørenhedsprogram. Uanset begivenheden koster sådanne aktiviteter penge. En vigtig overvejelse i, om et program kan gå fra et groft forslag til virkeligheden, er omkostningen. For at vurdere omkostningerne udarbejder virksomheder et programbudget.
Identifikation
Formatet på et budget varierer afhængigt af virksomheden, men standardbudgetterne indeholder en skriftlig rapport, der beskriver og begrunder omkostningerne. Et budget indeholder også et regneark, der fremhæver de kvantitative aspekter af budgettet, primært omkostninger. Sådanne udgifter omfatter faste og variable omkostninger. Robert Carbaugh forklarer i bogen "Contemporary Economics", hvordan faste omkostninger vedrører omkostninger på forhånd, uanset mængden eller det producerede volumen. Eksempler herpå er administrativ løn, leje eller mødested og maskiner. Variable omkostninger, på den anden side, justere baseret på produktion eller brug; materialer og input er typer af variable omkostninger. Computing den samlede værdi af disse udgifter giver den samlede programpris.
Funktioner
Funktionerne i et programbudget indeholder et skriftligt overblik over, hvordan omkostningerne tildeles, mulige årsager til udsving i de forventede omkostninger og hvordan de dækker udgifterne. Rapportoversigten berettiger hvert af de anførte køb og tilbyder nogle gange løsninger til at reducere omkostningerne ved projektet. I nogle tilfælde indeholder en funktion af et programbudget en liste over måder at dække udgifterne på, herunder fundraising eller omdirigering af ressourcer fra en del af organisationen til projektet.
John Mutz, forfatter af "Fundraising for Dummies", forklarer, hvordan programbudgettet skal afspejle, hvordan virksomheden har planlagt for omkostningerne. Den forventede omkostningsdel af budgettet, der er beskrevet i regnearket, beskriver de elementer, der er nødvendige for programmets gennemførelse. Regnearket angiver også den samlede pris, som normalt refereres til i hele rapporten.
Betydning
Et programbudget hjælper virksomheder med at forstå og aktualisere omkostningerne. I nogle tilfælde kan beregning af omkostninger belyses, at virksomheden ikke har råd til det givne program; Hvis dette sker, sparer virksomheden værdifulde ressourcer ved ikke at udvikle et program, som det ikke har råd til. Eller budgettet illustrerer måder virksomheden kan ændre sine oprindelige planer på noget mere omkostningseffektivt. Nogle virksomheder anvender et programbudget som et forslag: I disse tilfælde kan de virksomheder, der accepterer bud fra forskellige virksomheder, gennemgå de mest effektive og overkommelige valg, som sælgerne tilbyder. Et budget giver også en følelse af ansvarlighed til de ansvarlige for køb af projektet. Ledelsen kan bruge de oplysninger, der er skitseret i budgettet, til at skabe retningslinjer og forventninger vedrørende omkostninger.
Advarsel
Før oplysning om omkostninger, bør budgetanalytikere samle oplysninger fra flere kilder angående priser. Virksomheden skal bestemme, hvilken vare der skal købes til programmet først efter høring af mange priser. På dette tidspunkt bør virksomheden forpligte sig til at købe produktet eller bruge tjenesten. Ved at bruge rene estimater gør budgetter upålidelige og ubegrundede.