Indholdsfortegnelse:
Hvis du har et job, der kræver rejse, uanset om det er i din egen by eller stat eller er ude af staten eller landet, vælger din virksomhed metoden til ansvarlighed og refusion af disse udgifter. Nogle virksomheder refunderer dine faktiske udgifter, mens andre giver dig et rejsestipendium. Hvis du modtager et rejsetilskud, afhænger din personlige skattepligtighed af, om din arbejdsgiver har en ansvarlig eller ikke-planlagt plan. Refusion for faktiske udgifter er ikke skattepligtig.
Rejsebidragsmetoder
Hvis du skal rejse, og denne rejse betragtes som jobrelateret, er der flere måder, som din virksomhed kan håndtere, der refunderer dig for disse udgifter. Du kan modtage et rejsetilskud inden rejsen, du kan betale for dine udgifter og blive refunderet, eller du kan modtage et rejsetilskud, der kræver, at du dokumenterer dine udgifter og returnerer ubrugt del af stipendiet til din arbejdsgiver. Din virksomhed kan vælge at yde disse midler under en ansvarlig plan eller en ikke-regnskabsplan, eller de kan tegne en del af udgifterne med en døgnfrekvens.
Ansvarlig plan
Hvis din arbejdsgiver bruger en ansvarlig plan, er de forretningsomkostninger, du har foretaget med din rejseafgift, ikke skattepligtige som indkomst, og de er heller ikke underlagt FICA-afgifter. En ansvarlig plan skal opfylde visse IRS krav. Udgifterne skal være forretningsmæssige og ellers være fradragsberettigede af dig som forretningsomkostninger. Din arbejdsgiver skal kræve, at du dokumenterer dine udgifter ved at angive dato, klokkeslæt, sted, beløb og forretningsformål inden for en rimelig periode - typisk inden for 60 dage.
Alle udgifter kræver kvitteringer, medmindre de refunderes på en plan per døgn - for eksempel kilometerudgifter. Eventuelle overskydende midler på din rejse stipendium, der ikke var nødvendige til din rejse, skal returneres til virksomheden inden for en rimelig frist. Eventuelle penge, der ikke returneres, er fuldt skattepligtige.
Nonaccountable Plan
En nonaccountable plan er en, der ikke kræver, at medarbejderen tager højde for nogen af de udgifter, der er foretaget ved hjælp af rejsestipendiet. Under denne type plan kan du bruge din rejse stipendium til alt hvad du vælger uden dokumentation eller forklaring, og du behøver ikke returnere den uudnyttede del af din rejse til din arbejdsgiver. Under denne type plan er beløbet på din rejseindtægt inkluderet i din skattepligtige indkomst på din W-2-formular og er også underlagt FICA-skatter - Medicare og Social Security.
Per Diem Udgifter
IRS har procedurer for refusion af medarbejdere en fast sats for rejseudgifter såsom måltider, logi og køreafstand. For eksempel, i 2011 var IRS kilometertal refusion sats 51 cent per mile. Denne sats justeres på baggrund af udsving i gaspriserne. I henhold til denne plan refunderes du for dine udgifter til de standardpriser, der er fastsat af IRS, som du skal angive forretningsårsagen til din rejse og antallet af miles du rejste.
Hvis dine udgifter refunderes blot baseret på per diem-kursen, betragtes det som en ansvarlig udgift og er ikke skattepligtig. Men hvis du overstiger per diem rate og krav på refusion, er overbeløbet fuldt skattepligtig. For andre udgifter, der dækkes af din rejseafgift, for hvilken der ikke er nogen dørfrekvens, skal du ikke regne med det, men det er ikke skattepligtigt, men hvis din rejseafgift dækker det, og du er forpligtet til ikke at tegne det eller returnere overage, disse beløb er skattepligtige og tilføjes i din indkomst.