Indholdsfortegnelse:
En boligejerforening (HOA) er en organisation, der er ansvarlig for den generelle vedligeholdelse og vedligeholdelse af fællesarealer i en boliginddeling. HOA kan drives af et administrationsfirma eller ejendomsudvikleren, men overføres typisk til beboerne, når udviklingen er afsluttet. En HOA er forpligtet til at holde regnskabsbøger, der præcist afspejler de indsamlede afgifter, hvilke typer af udgifter der påløber, viser reserver for særlige projekter og forskellige andre ting. Et grundlæggende regnskabssystem kan implementeres uden for meget besvær.
Trin
Indkøbsprogrammel skræddersyet til en HOA, hvis du ikke allerede ejer software. Du behøver ikke bruge specifik HOA-software, hvis du allerede ejer anden regnskabssoftware. Condo Manager og TOPS er softwareudbydere, der specialiserer sig i HOA regnskabsbehov, mens Quickbooks er generel finansiel software, som kan bruges til at opfylde grundlæggende HOA regnskabskrav. Udfyld tutorial og læs vejledningen, der leveres med den software, du køber, for at forstå, hvordan du opretter dit HOA i systemet.
Trin
Sørg for en solid forståelse af HOA's regnskabskrav. California Association of Homeowner's Associations er en god ressource for at lære mere om de grundlæggende HOA krav.
Trin
Opret en konsekvent navngivningskonvention for dine kontonumre, før du begynder at indtaste dem. Du kan f.eks. Bestemme, at alle aktivkonti starter med nummeret "1", "Konti for konti" 2, "Omsætningskonti" 3, "Omkostningskonti" 4 "og Egenkapitalkonti" 5."
Trin
Opret de konti, du vil bruge i softwaresystemet. De basale aktivkonti, du skal bruge, er Kontanter, Kontrol, Kundefordringer, Udskudte Udgifter og Fasteaktiver. For ansvarskontoerne skal du have betalinger, udskudte indtægter og lån. Indtægter konti vil inkludere Dues og renteindtægter. Konti for de fleste udgifter vil være hjælpeprogrammer, forsikring, vedligeholdelse, varetægt, renter, gebyrer, skatter og reserveudgifter. Endelig vil tilbageholdt indtjening og reserver indeholde egenkapitalregnskabet. Hver HOA har specifikke behov, men denne liste over konti giver et solidt grundlag for at begynde at indtaste transaktioner og kan gennemføres ved hjælp af enhver HOA eller generisk finansiel regnskabssoftware.
Trin
Lav åbningsbalancetilgangen i dit nye software system. Denne post er foretaget inden du foretager din standard, daglige indtastninger fremad. Denne post skal ikke indeholde nogen indtægts- eller udgiftsregnskaber. For eksempel, hvis HOA'en har $ 1.000 i banken fra tidligere boligejerafgifter, vil posten simpelthen være en debet til Checking for $ 1.000 og en kredit til tilbageholdt indtjening for $ 1.000. På dette tidspunkt har du en åbningsbalance og er klar til at flytte fremad optagelse daglig aktivitet.
Trin
Indtast dine budgetnumre for hver indtægt og udgiftskonto. Metoden til oprettelse af budgetnumrene afhænger af den software, du bruger. Budgettering kræver typisk oprettelse af en separat ledger fra den, du bruger til at registrere din HOAs daglige aktivitet. Læs den respektive del af din softwaremanual for at forstå detaljerne vedrørende oprettelsen af budgetter i dit software system.
Trin
Lær at køre de grundlæggende rapporter, der leveres med din software. De mest basale rapporter er balancen, resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen og budgettet vs faktisk. Disse bør leveres med enhver økonomisk software, du bruger.