Hvad dækker mileage refusion?

Arbejdsgivere, der beder medarbejdere om at bruge deres egne biler til jobbet, betaler en kilometertilskud. Årsagen er enkel. Arbejdsgivere kan bedre rekruttere og fastholde kvalitetsansatte ved at kompensere dem for omkostningerne ved arbejdsrelateret kørsel. Mileage refusion dækker udgifterne forbundet med motorkøretøjer såsom biler, varevogne og SUV'er.

Mileage refusion dækker kun udgifter til jobbet. Kredit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS Standard Priser

Hvert år fastsætter Internal Revenue Service en standard sats for erhvervsmæssig brug af køretøjer. For eksempel var satsen i 2015 57,5 ​​cent per mile. Refusionsrenten bruges til at beregne den skattemæssige afskrivning, når arbejdsrelateret rejse ikke refunderes. Standard forretningsprisen dækker omkostningerne ved at drive et gennemsnitligt køretøj, herunder benzin, vedligeholdelse og reparationer, forsikring og afskrivninger.

Non-Business Mileage Afskrivninger

Nogle refusioner er til kørsel uden for erhvervslivet, men er stadig berettiget til skatteafbrydelse. Rejse til flytende eller medicinske årsager kan fratrækkes eller refunderes ved 23 cent per mile fra 2015. Raterne for kørsel ved udførelse af velgørende aktiviteter er fastsat ved lov ved 14 cent per mile.

Tilladt kilometertal

HR Hero siger, at tre kriterier skal opfyldes for kilometertilskud, for at kvalificere sig som forretningsomkostninger. For det første kan refusion kun betales for rejser, der er direkte relateret til arbejde. Pendling mellem dit hjem og din normale arbejdsplads er ikke kvalificeret rejse. For det andet skal medarbejderne dokumentere arbejdsrelateret kørsel. Endelig skal en medarbejder returnere eventuelle overskydende refusionsbeløb. Arbejdsgivere inkluderer ikke kvalificerede kilometertilskud som indkomst, så det er helt skattefri for medarbejderen. En arbejdsgiver kan skrive beløbet ud som en forretningsomkostninger.

Optagelse til refusion

Medarbejdere holder typisk en kilometertal for at dokumentere deres arbejdsrelaterede kørsel. Det begynder med årets første dag, bilen bruges til erhvervslivet og slutter med kilometertællingen på den sidste dag. Hver post skal angive datoen, forretningsårsagen til kilometertal og hvor du går. Start og afslutning af kilometertællingen skal registreres. Arbejdsgiverne bruger disse oplysninger til at beregne kilometertilskud ved at multiplicere miles drevet af IRS-standardsatsen.

Aktuelle udgifter

Arbejdsgivere bruger generelt ikke de faktiske køretøjsudgifter på grund af de krav til registrering. Men medarbejderne kan bruge faktiske udgifter, hvis de overstiger refusionsbeløbet. For at bruge de faktiske omkostninger skal en medarbejder holde en kilometertallog og optegnelser over forsikringsbetalinger, benzinkøb, reparationer og alle andre køretøjsudgifter. Når den ansatte har brugt de faktiske udgifter, kan han ikke bruge standardrenten igen, hvis der påberåbes accelereret afskrivning. Kun udgifter i forhold til erhvervsmæssig brug af køretøjet kan påberåbes. For eksempel, hvis 25 procent af de kilometer, der køres om året, er arbejdsrelaterede, kan 25 procent af de faktiske køretøjsudgifter afskrives.