Hvordan man skriver passende breve til din udlejer

At skrive et passende brev til din udlejer er ikke meget forskellig fra at skrive andre typer forretningsbrev. Dine breve skal på en civil og høflig måde kommunikere dine bekymringer og dine håbede beslutninger. Et velskrevet brev kan gå langt med at løse eventuelle problemer, du måtte have med din udlejer og måske endda forbedre dit forhold.

Kommunikation er et vigtigt aspekt ved god udlejer-lejer forhold. Kredit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Forbered dig på at skrive

At skrive et vigtigt brev til en person kræver forudgående forberedelse. Dette gælder især hvis du har et antagonistisk forhold til din udlejer, eller du klager over et seriøst uopklaret problem. Skriv aldrig, når du er sur. Vent, indtil du er rolig før du skriver. Hvis du skriver om et problem, der er omfattet af din lejemål eller statens udlejer-lejerlove, skal du gennemgå begge, før du skriver. Dit brev vil være mere overbevisende, hvis du kan citere lovbestemmelser eller lejeklausuler for at retfærdiggøre dine ønsker.

Identificer dig selv

Sørg for, at din udlejer ved, hvem han hører fra, ved at medtage dit navn og din adresse i dit brev. Hvis du er i en bygning eller et kompleks, der har et navn, så brug det også. Hvis du vil have et hurtigt svar fra din udlejer, skal du medtage dit telefonnummer og din e-mail-adresse og lade din udlejer vide, hvornår er den bedste tid til at ringe til dig.

Angiv din virksomhed klart

Forklar tydeligvis formålet med brevet og hvilken handling, hvis nogen, du vil have din udlejer at tage. Hvis du anmoder om en reparation, angiv dette i dit brev og lad din udlejer vide, hvornår det ville være en god tid at planlægge et vedligeholdelsesbesøg. Hvis du oplyser udlejeren om, at du ikke fornyer din lejekontrakt, skal du forklare dette i de første par sætninger, så informer din udlejer om din udrejsedato og din nye adresse, så han ved, hvor du skal sende dit depositum.

Vær høflig, selvom du klager

Det er let at blive frustreret med en udlejer, der ignorerer gentagne anmodninger om reparationer eller nægter at håndtere støjende naboer. Alligevel er det vigtigt at være høflig og rimelig. Din udlejer kan betragte uhøflighed eller sarkasme som begrundelse for at ignorere dit brev eller endog ikke forny din lejekontrakt. Tag en "bare fakta" tilgang, når du tager fat på dine bekymringer og anmoder om beslutninger.

Bevis dit brev og bekræft adressen

Stave- og tegnsætningsfejl beskadiger dit brevs troværdighed. Gennemgå dit brev og læs det højt for at sikre, at det flyder godt. Bed en ven eller et familiemedlem til at læse brevet. Hun kan mærke fejl, som du savnede, og give dig feedback om klarheden og tonen i dit brev.

Overvej at bruge certificeret mail

Certificeret mail giver dig et bevis på afsendelse og bevis på levering eller forsøg på levering. At have bevis på din kommunikation kan være nyttigt, hvis situationen eskalerer. På nogle steder skal du bruge bekræftet mail, når du sender bestemte typer breve til din udlejer. For eksempel har en lejer i Maryland ret til at være til stede ved sin udlejeres udflytningsinspektion, hvis han meddeler sin udlejer af sin nye adresse via bekræftet post 15 dage før flytning.