Indholdsfortegnelse:
I løbet af en ansattes forhold til en arbejdsgiver kan der kræves en omklassificering af skattestatus. Ofte vil en virksomhed ansætte arbejdstagere på kontraktbasis. Hvis forholdet bliver regelmæssigt og løbende, kan virksomheden muligvis omdanne arbejderen fra en uafhængig entreprenør til en lønmodtager. Manglende korrekt klassificering af en arbejdstager som medarbejder og betaling af obligatoriske lønafgifter kan medføre straffe for virksomheden. Når en konvertering finder sted, har både arbejdsgiver og medarbejder visse forpligtelser.
Trin
Gennemgå retningslinierne for Internal Revenue Service vedrørende, hvornår en arbejdstager skal behandles som en medarbejder i stedet for en uafhængig entreprenør (se Ressource 1). Identificer alle entreprenører, der arbejdede for dig, der vil modtage 1099 ved udgangen af skatteåret og skal konverteres til en W-2 under de samme retningslinjer.
Trin
Underrette kontrahenten skriftligt om det øjeblikkelige behov for at konvertere ham til en medarbejder og hvilke identifikationsoplysninger du har brug for til at gennemføre denne ændring. Dokumentér dato og klokkeslæt, som disse optegnelser blev produceret i medarbejderens fil. Brug en bekræftet mail kvittering med tilstrækkelig porto, hvis du sender beskeden via overflade post. Hold kvitteringen stemplet af US Postal Service i dine optegnelser som dit juridiske "proof of mailing".
Trin
Opsæt en ny medarbejderfil i din medarbejder database og record system. Klassificer den entreprenør, der konverteres som enten løn, fritagelse for løn eller timeløn, ikke fritaget, baseret på det involverede arbejde og ansvarsniveauet medarbejderen vil have. Brug din computer og internetadgang til at gennemgå de amerikanske arbejdsdirektiver baseret på Fair Labor Standards Act (se Ressource 2).
Trin
Opsæt en lønplan svarende til typen af regelmæssig medarbejderklassifikation, vil entreprenøren blive. Etablere udløsere for betaling af overarbejde efter 40 timers arbejde om ugen, hvis den nye medarbejder skal være en timeløn medarbejder.
Trin
Kræv den nye medarbejder om at udfylde en W-4 formular, der giver individuel information og skattefritagelser, der skal beregnes ved fastsættelsen af lønsedler. Indtast den nye medarbejder i din medarbejderdatabase og tidssystem efter behov.
Trin
Generer en udfyldt W-2 blanket til den nye medarbejder inden 31. januar for det foregående regnskabsår, der rapporterer lønninger, tilbageholdte skatter og andre oplysninger, der kræves på blanketten. Send fire eksemplarer til medarbejderen til forskellige skat arkivering krav. Gem en kopi til dine egne virksomhedsregistre og send en kopi til Internal Revenue Service og statslige eller kommunale skattemyndigheder, hvis det er relevant.