Sådan organiseres og arkiveres dokumenter

Organisering af dine dokumenter vil ikke kun holde dine vigtige filer ved hånden, men også beskytte dem, hvis de er gemt korrekt. Ingen kan lide følelsen af ​​at scrambling gennem dokumenter, kaste papir rundt, fordi yoy ikke kan finde den vigtige kontoudskrift. Når du har organiseret og arkiveret dine dokumenter, er det hurtigt og nemt at finde dine vigtige filer.

Organiser og arkiver dine dokumenter.

Trin

Beregn antallet af filmapper, bindemidler og fanearkere, du har brug for. Det afhænger af, hvor mange forskellige arkiveringskategorier du har. Det er bedst at købe disse forsyninger, efter at du har oprettet dine arkiveringskategorier, så du ved præcis, hvor mange mapper du har brug for.

Trin

Udpeg et gulvplads eller et stort bord for at gøre bunkerne af alle dine dokumenter. Organisering af dine dokumenter er en proces, og du vil derfor udpege et område, hvor du kan lave bunkerne af dine sorterede dokumenter og lade dem sorteres der, hvis du ikke er færdig med det samme. Afhængigt af mængden af ​​dokumenter, du har, kan det tage dig en hel weekend eller endnu bedre, bruge mindst 10 til 30 minutter om dagen til at organisere og arkivere dine dokumenter.

Trin

Organiser dine dokumenter i bunker adskilt i navnekategorier. For eksempel vandregninger i en stabel og kontoudskrifter i en anden (separate stabler for hver bank).

Trin

Lav en liste over de forskellige navngivne kategorier (firmaer eller dokumentnavne), som du har, når du har lagt alle dine dokumenter i separate bunker. For eksempel: Bank of America, Water Bill, Billån, State Farm Insurance, AAA, Studielån mv. Alfabetiser din liste. Hvis alle dine dokumenter gemmes i et arkivskab i alfabetisk rækkefølge, vil det gøre det lettere for dig at finde dine dokumenter.

Trin

Skriv hver af dine kategorinavne på fanen i filmappen eller på et særskilt papir med faner, som du adskiller, og indsæt derefter på fanen Hængende filmappe.

Trin

Sæt alle dine mapper i arkivskabet i alfabetisk rækkefølge. Start med at arkivere dine dokumentpæle. Når du arkiverer dokumenter i deres rigtige mapper, skal du organisere dokumenterne i kronologisk rækkefølge med de nyeste på toppen. Kontroller med statslige og føderale love, når det kommer til at finde ud af, hvor længe du skal holde visse vigtige dokumenter. Nogle dokumenter, såsom IRA-bidrag, skal holdes permanent.

Trin

Opbevar en sikkerhedskopi af vigtige dokumenter - eller hvis du bare vil have årsdokumenterne til rådighed (for eksempel i skatteformål) - ved at lave bindemidler til filkopier af dine dokumenter. Afhængigt af mængden af ​​dokumenter, du har have, adskille dine dokumenter i kategorier, såsom bankdokumenter, regninger og investeringer. Glem ikke at mærke dine faneblade, så alt i dit bindemiddel er let tilgængeligt. Sæt en liste over kategorierne i fanebladet foran på dit bindemiddel. Du kan også scanne alle dine vigtige dokumenter og holde elektroniske kopier som backup.