Indholdsfortegnelse:
Et omhyggeligt udformet brev er afgørende, hvis du forventer at modtage refusion for et stort køb som en bil. Din anmodning om refusion tager fat på det grundlæggende problem med kundeservice. Hvis bilforhandleren værdsætter kundeservice, og du har et legitimt krav på en refusion, skal den respektere din anmodning.
Trin
Kontakt bilforhandleren. Forklare karakteren af dit opkald og få et kontaktnavn for den person, der håndterer kundeserviceproblemer som refusion. Informer forhandleren om din hensigt om at kræve en refusion og hvorfor. Dette placerer virksomheden på varsel, så den er opmærksom på dit krav. Brug takt, hvis du føler, at der anmodes om refusion, kan potentielt blive omstridt. Det sidste, du vil gøre, er at mindske dine chancer for at modtage refusion på grund af dårlige manerer.
Trin
Brug et forretningsformat til at oprette overskriften på dit brev. I et forretningsformat er dette dit navn, gadenavn og dato øverst på siden. Overskriften skal se sådan ud:
Dit navn Din gadeadresse Din by, Stat Postnummer Din email adresse (hvis du har en) Dato
Trin
Opret den indvendige adresse, som indeholder for- og efternavnet til den person, du skriver. Indvendige adresse følger samme format som din overskrift:
For- og efternavn af kontaktperson hos bilforhandleren Deres gadenavn By, Statens postnummer
Afstanden er vigtig. Ideelt set bør der ikke være mere end to linjerum mellem overskriften og indeadressen.
Trin
Opret hilsen, hvor du adresserer personen i brevet. Standarden Hilsen er: "Kære Mr. (Fru) Fuldt navn:" I modsætning til et venligt brev, skal du sørge for at bruge personens for- og efternavn i forretningsbrev, der kræver en formel hilsen.
Trin
Skriv (eller skriv) bogstavets krop. Det er her du laver dit hovedpunkt. Adskil brevets krop i tre dele: begyndelsen, midten og slutningen. Indfør dig selv ved at bruge dit fulde navn og hvorfor du skriver brevet: at anmode om en refusion. Indryk ikke, fordi forretningsbrev følger et blokformat.
Trin
Adresse, hvorfor du fortjener tilbagebetaling i den midterste del af brevets krop. Dette er et overbevisende brev, som er professionelt og lidenskabeligt. Angiv årsagen til, at du mener, at du fortjener en refusion efter din introduktion. Bare spørger om refusion uden forklaring vil højst sandsynligt falde på døve ører. Medtag alle relevante oplysninger og kopier af supplerende dokumentation som navn på personer, du har talt med og din kvittering for. Afslut brevets krop ved at takke kontaktpersonen og medtage dit telefonnummer og den bedste tid til at nå dig.
Trin
Luk brevet med "Med venlig hilsen din", og skriv dit navn nederst i brevet. Hvis du har skrevet brevet, skal du også indtaste dit fulde navn under din underskrift.