Skatteeffekter af omkostningsgodtgørelse gennem løn

Internal Revenue Service giver arbejdsgiverne mulighed for at refundere medarbejdere for forretningsomkostninger i forbindelse med jobbet. I henhold til en ansvarlig plan er disse udgiftsgebyrer skattefri for medarbejderen. Hvis det er en ikke-ansvarlig plan, betragtes betalingerne som løn. Hvis refusioner udstedes via lønningslisten, betyder det, at de er en del af en ikke-regnskabsplan, og medarbejderen betaler skat på refusionerne.

Mand i kulør pumping gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Medarbejderudgifter

Som virksomhedens repræsentanter har medarbejderne en tendens til at pådrage sig forretningsomkostninger, mens de arbejder. Kørsel for at møde en kunde, afhente nogle kontorartikler eller tage en kunde ud til frokost er alle forretningsomkostninger, der kan refunderes af arbejdsgiveren. For at dokumentere og retfærdiggøre udgifter skal medarbejdere spare kopier af kvitteringer, når de foretager erhvervskøb. IRS giver arbejdsgiverne mulighed for at refundere medarbejdere med en kilometer for bilrejser, så medarbejderne kan holde en detaljeret log over forretningsrejser i stedet for at spare gasindtægter.

Ansvarlige og ikke-ansvarlige planer

Når arbejdsgiverne refunderer medarbejdere til arbejdsudgifter, gør de det under enten en ansvarlig plan eller en ikke-ansvarlig plan. En ansvarlig plan er en, hvor medarbejderen sørger for rettidig dokumentation af udgifter og returnerer eventuelle overskydende refusioner. Arbejdsgiveren verificerer omkostningen havde en forretningsforbindelse og bevarer kopi af dokumentationen. Under en ansvarlig plan er omkostningsgodtgørelsen ikke indtægt. I stedet er det en skattefri refusion af udgifter til medarbejderen.

Udstedende checks under en ansvarlig plan

Hvis du har en ansvarlig plan, bør udgifter til refusion ikke behandles via lønningslisten. I stedet bede medarbejderne om regelmæssigt at samle dokumentation for udgifter og derefter udstede en omkostningsrefusionskontrol. Disse betalinger skal registreres som selskabsudgifter. For eksempel, hvis du udskærer en medarbejder en kilometertilskudskontrol for $ 50, skal $ 50 registreres som kilometertal. Din virksomhed vil være i stand til at afskrive disse udgifter på virksomhedens selvangivelse, så bevare kopier af kilometertal og kvitteringer for at underbygge omkostningerne.

Lønningsproces for ikke-ansvarlige planer

Hvis arbejdsgiveren ikke følger reglerne for en ansvarlig plan, opererer den under en ikke-planlagt plan. Nogle gange implementerer en arbejdsgiver målrettet en ikke-berettiget plan for at minimere optagelsen. For eksempel kan et selskab vælge at give medarbejdere $ 500 hver for at dække kost og kilometertal for en årlig erhvervsuddannelse og ikke kræve kvitteringer. I dette tilfælde betragtes udgifternes godtgørelser rent faktisk som lønninger, og medarbejderne betaler skat på dem.

Da disse betragtes som lønninger, skal udgiftsrefusion under en ikke-berettiget plan behandles gennem lønningslisten. På den måde kan arbejdsgiveren tilbageholde føderale, statslige og lønningsafgifter. Ved årets afslutning indberettes omkostningsgodtgørelser som løn i medarbejderens Form W-2.